Bandeja de entrada. Hazlo con Doux.
Cada correo de la agencia se atiende, se vincula al cliente y a la póliza correctos en tu AMS y llega a la lista de actividades de quien le toca. Clasificación de la bandeja de entrada, 24/7.
Digamos, 400 correos al día. Avisos de aseguradoras. Historiales de siniestros (loss runs). Solicitudes de clientes. Alguien los lee todos. Alguien los archiva. Tarde o temprano.
Cada correo leído en cuanto llega. Vinculado al cliente correcto, a la póliza correcta. Archivado. Solo te llega lo que de verdad te necesita.
Cómo funciona.
- Lee cada correo nuevo y cada adjunto.
- Lo vincula al cliente y a la póliza en tu sistema de gestión de la agencia (AMS).
- Lo archiva, lo etiqueta y registra la actividad en el expediente.
- Redacta la respuesta o le abre la tarea a quien le toca.
- ¿Tiene dudas? Se detiene y te lo pasa. Nunca adivina.
Con qué trabaja.
Por qué importa.
Toda solicitud en una agencia empieza como un correo. Un certificado. Un camión nuevo. Un aviso de la aseguradora que dice que la póliza se cancela en diez días. Se te pasa uno y te cuesta un cliente o, peor, un reclamo de E&O (errores y omisiones).
La mayoría de las agencias funcionan con una bandeja compartida y buenas intenciones. Alguien lee, alguien reenvía, alguien archiva cuando hay tiempo. Nunca hay tiempo.
DouxProcess lee cada correo y cada adjunto en cuanto llega. Sabe quién es el cliente, cuál es la póliza y qué se está pidiendo. El trabajo va a donde le toca. Tu equipo arranca el día con sus pendientes en orden, no con una pila de correos sin leer.
Dónde se detiene.
- Nunca borra un correo. Nunca.
- Nunca le responde a un cliente sin que una persona lo apruebe.
- Reclamos, cancelaciones y fechas límite para confirmar cobertura (bind) se saltan la fila. Directo a ti.
- ¿No logra vincular a un remitente con un cliente? Se detiene. No adivina.
- Todo lo que archiva queda registrado en el expediente del cliente, con el correo que lo originó.
Respuestas directas.
¿Qué bandejas lee?
Las compartidas y las personales, en el correo que ya usas. Tú eliges cuáles. El correo de tu equipo sigue igual.
¿Contesta correos por su cuenta?
No. Redacta la respuesta y se la pasa a la ejecutiva de cuenta que corresponde. Ella da el visto bueno y se envía. Nada sale sin aprobación.
¿Y los adjuntos?
Páginas de declaraciones, historiales de siniestros, avisos de aseguradoras, solicitudes firmadas, fotos. Los lee, les pone nombre y los archiva en la póliza correcta.
¿Qué pasa cuando no sabe quién es el cliente?
Pone el correo en pausa, en una sola fila, y explica por qué. Una persona decide en segundos. Esperar es lo correcto cuando no hay certeza.
¿Funciona con mi sistema de gestión de la agencia?
Sí. Actividades, adjuntos y tareas llegan al expediente del cliente en el sistema que ya usas.
Llévate la receta.
Los procedimientos con los que corre este flujo, escritos en un solo archivo. Cárgalo en Claude, ChatGPT o Gemini y úsalo hoy mismo con tus propios correos.
Míralo instalado (en inglés): Claude · ChatGPT · Gemini
Las descargas se abren cuando firmas la licencia del kit: tú lo construyes, tú lo operas, tú respondes por él.
Cómo cargarlo. Nada que instalar.
- Claude: Settings › Capabilities › Skills › Upload skill. Elige el .zip.
- ChatGPT: abre un Project o un GPT personalizado y pega el .md en sus instrucciones.
- Gemini: crea un Gem nuevo y pega el .md en sus instrucciones.
- Luego úsalo: conecta tu correo (abajo), luego escribe tu petición y adjunta tu lista de pólizas activas. Te regresa una tabla y borradores. Tú apruebas. Tú envías.
Antes de usarla por primera vez
Instalarla es la mitad del trabajo. La primera vez necesita esto de tus propios sistemas. Júntalo antes: uno o dos minutos cada cosa.
- Claude: Customize › Connectors › tu correo › Connect › inicia sesión › Allow. En el chat: + › Connectors › actívalo.
- ChatGPT (planes de pago): perfil › Settings › Plugins › tu correo › Connect › inicia sesión.
- Gemini (solo correo de Google): Settings & help › Connected Apps › activa tu correo.
- Luego escribe, no pegues:
Ordena la bandeja de esta mañana contra nuestra cartera. ¿Qué no puede esperar?
- Abre Reports › Active policies.
- Revisa que muestre asegurado, número de póliza, ramo y fechas.
- Haz clic en Export › PDF.
- Adjúntalo a ese primer mensaje.
Solo lee. Nunca envía, archiva ni borra. ¿Tu correo no está en la lista, o es una cuenta de empresa que tu administrador no ha permitido? Copia los mensajes de esta mañana en un solo documento, guárdalo como PDF y adjúntalo.
Por sí sola, la skill lee lo que pegas y prepara el trabajo. ¿La quieres conectada a tu buzón, tu sistema de gestión y los portales de las aseguradoras? El kit de construcción le enseña a tu programador cada paso: base de datos, contraseñas, aprobaciones, despliegue. O deja que DouxProcess lo opere por ti.