इनबॉक्स। DouxProcess पर छोड़िए।
एजेंसी का हर ईमेल निपट जाता है: आपके एजेंसी मैनेजमेंट सिस्टम (AMS) में सही क्लाइंट और पॉलिसी से जुड़ता है, और सही व्यक्ति की ऐक्टिविटी लिस्ट पर पहुँचता है। इनबॉक्स ट्राइएज, जो 24/7 चलता है।
मान लीजिए, रोज़ 400 ईमेल। कैरियर नोटिस। लॉस रन। क्लाइंट्स की रिक्वेस्ट। हर ईमेल कोई न कोई पढ़ता है। कोई न कोई फ़ाइल करता है। कभी न कभी।
हर ईमेल आते ही पढ़ लिया जाता है। सही क्लाइंट, सही पॉलिसी से मैच। फ़ाइल हो गया। आप तक सिर्फ़ वही पहुँचता है जिसके लिए आपकी ज़रूरत है।
कैसे चलता है।
- हर नया ईमेल और हर अटैचमेंट पढ़ता है।
- आपके एजेंसी मैनेजमेंट सिस्टम में उसे सही क्लाइंट और पॉलिसी से मैच करता है।
- फ़ाइल करता है, टैग करता है, रिकॉर्ड पर ऐक्टिविटी लॉग करता है।
- जवाब ड्राफ़्ट करता है या सही व्यक्ति के लिए टास्क खोलता है।
- पक्का नहीं? रुककर आपकी डेस्क पर रख देता है। अंदाज़ा कभी नहीं लगाता।
किन चीज़ों पर काम करता है।
यह क्यों ज़रूरी है।
एजेंसी में हर रिक्वेस्ट एक ईमेल से शुरू होती है। एक सर्टिफ़िकेट। एक नया ट्रक। कैरियर का नोटिस कि पॉलिसी दस दिन में कैंसल हो जाएगी। एक भी छूटा, तो क्लाइंट हाथ से गया, या उससे भी बुरा, E&O क्लेम आ गया।
ज़्यादातर एजेंसियाँ एक शेयर्ड इनबॉक्स के सहारे, भगवान भरोसे चलती हैं। कोई पढ़ता है, कोई फ़ॉरवर्ड करता है, वक़्त मिलने पर कोई फ़ाइल कर देता है। वक़्त कभी मिलता ही नहीं।
ईमेल आते ही DouxProcess उसे और उसके हर अटैचमेंट को पढ़ लेता है। इसे पता होता है कि क्लाइंट कौन है, पॉलिसी कौन-सी है, और माँगा क्या जा रहा है। काम वहीं जाता है जहाँ उसे जाना चाहिए। आपकी टीम का दिन साफ़ क्यू से शुरू होता है, अनरीड ईमेल के ढेर से नहीं।
कहाँ रुकता है।
- कभी कोई ईमेल डिलीट नहीं करता। कभी भी नहीं।
- किसी इंसान के अप्रूवल के बिना क्लाइंट को कभी जवाब नहीं देता।
- क्लेम, कैंसलेशन और बाइंडिंग की डेडलाइन, क्यू में सबसे आगे। सीधे आपके पास।
- भेजने वाला किस क्लाइंट का है, समझ नहीं आया? यह रुक जाता है। अंदाज़ा नहीं लगाता।
- हर फ़ाइलिंग क्लाइंट रिकॉर्ड पर लॉग होती है, और साथ में वह ईमेल भी जिससे काम शुरू हुआ।
सीधे जवाब।
यह कौन-से इनबॉक्स पढ़ता है?
आप जो ईमेल पहले से इस्तेमाल करते हैं, उसी पर शेयर्ड इनबॉक्स भी, पर्सनल भी। कौन-से, यह आप चुनते हैं। आपकी टीम के ईमेल में कुछ नहीं बदलता।
क्या यह ख़ुद ही ईमेल का जवाब दे देता है?
नहीं। यह जवाब ड्राफ़्ट करके सही अकाउंट मैनेजर के सामने रखता है। वह साइन-ऑफ़ करती है, तब यह भेजता है। बिना अप्रूवल कुछ बाहर नहीं जाता।
और अटैचमेंट?
डिक्लेरेशन पेज, लॉस रन, कैरियर नोटिस, साइन की हुई ऐप्लिकेशन, फ़ोटो। यह उन्हें पढ़ता है, हर फ़ाइल का सही नाम रखता है और सही पॉलिसी पर फ़ाइल करता है।
जब यह पहचान न पाए कि क्लाइंट कौन है, तब?
यह ईमेल को एक ही क्यू में होल्ड करता है और वजह बताता है। कोई इंसान सेकंडों में फ़ैसला कर लेता है। जवाब पक्का न हो, तो रुकना ही सही जवाब है।
क्या यह मेरे एजेंसी मैनेजमेंट सिस्टम के साथ काम करता है?
हाँ। ऐक्टिविटी, अटैचमेंट और टास्क उसी सिस्टम में क्लाइंट रिकॉर्ड पर पहुँचते हैं जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं।
रेसिपी ले जाइए।
यह वर्कफ़्लो जिन प्रोसीजर पर चलता है, वे सब एक फ़ाइल में लिखे हैं। इसे Claude, ChatGPT या Gemini में लोड कीजिए और आज ही अपने मेल पर चलाइए।
इंस्टॉल होते देखिए (अंग्रेज़ी में): Claude · ChatGPT · Gemini
किट लाइसेंस पर साइन करते ही डाउनलोड खुल जाते हैं: बनाते आप हैं, चलाते आप हैं, जवाबदेही भी आपकी।
लोड कैसे करें। कुछ इंस्टॉल नहीं करना।
- Claude: Settings, Capabilities, Skills, Upload skill. .zip चुनिए।
- ChatGPT: एक Project या custom GPT बनाइए और .md उसके instructions में पेस्ट कीजिए।
- Gemini: नया Gem बनाइए और .md उसके instructions में पेस्ट कीजिए।
- फिर इस्तेमाल कीजिए: अपना ईमेल जोड़िए (नीचे देखिए), फिर अपनी रिक्वेस्ट टाइप कीजिए और एक्टिव पॉलिसियों की लिस्ट अटैच कीजिए। जवाब में टेबल और ड्राफ़्ट मिलेंगे। आप अप्रूव करते हैं। आप भेजते हैं।
पहली बार चलाने से पहले
इंस्टॉल करना आधा काम है। पहली बार चलाने के लिए आपके अपने सिस्टम से ये चीज़ें चाहिए। पहले इन्हें जुटा लीजिए: हर एक में एक-दो मिनट।
- Claude: Customize › Connectors › आपका ईमेल › Connect › साइन इन › Allow। चैट में: + › Connectors › इसे ऑन कीजिए।
- ChatGPT (पेड प्लान): प्रोफ़ाइल › Settings › Plugins › आपका ईमेल › Connect › साइन इन।
- Gemini (सिर्फ़ Google ईमेल): Settings & Help › Connected Apps › अपना ईमेल ऑन कीजिए।
- फिर पेस्ट नहीं, टाइप कीजिए:
आज सुबह का इनबॉक्स हमारी बुक से मिलाकर छाँटिए। कौन-सी चीज़ रुक नहीं सकती?
- Reports › Active Policies।
- देख लीजिए कि इंश्योर्ड, पॉलिसी नंबर, लाइन और तारीख़ें दिख रही हैं।
- Export › PDF।
- उसी पहले मैसेज के साथ अटैच कीजिए।
यह सिर्फ़ पढ़ता है। कभी भेजता, फ़ाइल करता या डिलीट नहीं करता। आपका ईमेल लिस्ट में नहीं है, या बिज़नेस अकाउंट को एडमिन ने इजाज़त नहीं दी? आज सुबह के मैसेज एक डॉक्यूमेंट में कॉपी कीजिए, PDF में सेव कीजिए और अटैच कीजिए।
किसी सिस्टम से जोड़े बिना भी यह आपका पेस्ट किया हुआ टेक्स्ट पढ़कर काम का ड्राफ़्ट बना देता है। इसे अपने मेलबॉक्स, मैनेजमेंट सिस्टम और कैरियर पोर्टल से जोड़ना है? बिल्डर किट आपके प्रोग्रामर को हर स्टेप सिखाती है: डेटाबेस, पासवर्ड, अप्रूवल, डिप्लॉयमेंट। या फिर DouxProcess से चलवाइए।