Pagos. Hazlo con Doux.
Cancelaciones pendientes y avisos por falta de pago, detectados el mismo día que llegan a tu bandeja de entrada. Tu procedimiento aplicado en cada cuenta. Seguimiento de pagos de primas para agencias independientes.
Aviso de cancelación por falta de pago. Llegó por correo postal. Nadie lo vio. La póliza se cae un martes. Te enteras el día del reclamo.
Cada cancelación pendiente, detectada el día que llega a tu bandeja de entrada. Vinculada a la póliza. Atendida a tu manera, en cada cuenta. En el expediente. Si se acerca la fecha de cancelación, tú te enteras primero.
Cómo funciona.
- Detecta cada aviso de pago vencido y de cancelación.
- Lo vincula con el cliente y la póliza.
- Tras el visto bueno, envía el recordatorio de cortesía que pide tu procedimiento, con enlace de pago.
- Confirma que la aseguradora registró el pago.
- Te avisa antes de la fecha de cancelación. No después.
Con qué trabaja.
Por qué importa.
La mayoría de las pólizas no se caen porque alguien lo decidió. Se caen porque a alguien se le pasó un aviso. La cancelación pendiente llega por correo postal o enterrada en una descarga de la aseguradora. Nadie la ve. La póliza se cancela. La agencia se entera con el reclamo.
Eso significa un cliente perdido y un riesgo de E&O (errores y omisiones) que no tenía por qué existir, por un pago que el cliente sí pensaba hacer.
DouxProcess detecta cada aviso de pago vencido y de cancelación el día que llega a tu bandeja de entrada, lo vincula con el cliente y la póliza, y prepara el recordatorio de cortesía que pide tu procedimiento, con enlace de pago. Confirma que el pago quedó registrado. Si la fecha se acerca, tú te enteras primero.
Dónde se detiene.
- Una persona aprueba cada mensaje antes de que le llegue al cliente.
- Nunca registra un pago sin que una persona lo apruebe.
- Nunca acepta números de tarjeta por correo. El pago va por un enlace seguro.
- Cada recordatorio y cada confirmación quedan registrados. Tu respaldo si alguien pregunta.
Respuestas directas.
¿Dónde encuentra los avisos?
En tus bandejas de entrada, en las descargas de las aseguradoras y en los avisos en papel que llegan por correo postal y que tú escaneas. También en los avisos de las financieras de primas.
¿Cómo le recuerda el pago al cliente?
Por correo, y por mensaje de texto si el cliente aceptó recibirlos, con un enlace de pago seguro. Tu procedimiento define la redacción. Una persona aprueba antes de que salga cualquier cosa.
¿Maneja pólizas facturadas por la agencia?
Sí. Las facturadas por la agencia (agency bill) y las facturadas directo por la aseguradora (direct bill), las dos. Los pagos facturados por la agencia se cuadran con su factura y se registran solo cuando una persona los aprueba. El dinero de la cuenta fiduciaria de primas nunca se mueve solo.
¿Y si la póliza ya se canceló?
Lo marca de inmediato y te prepara la solicitud de rehabilitación de la póliza, lista para el comprobante de pago en cuanto el cliente pague.
¿Esto ayuda con el E&O?
Cada aviso, cada recordatorio y cada confirmación quedan guardados con fecha y hora en el expediente del cliente. Si alguien pregunta qué hiciste, lo puedes demostrar.
Llévate la receta.
Los procedimientos con los que corre este flujo, escritos en un solo archivo. Cárgalo en Claude, ChatGPT o Gemini y úsalo hoy mismo con tus propios avisos.
Míralo instalado (en inglés): Claude · ChatGPT · Gemini
Las descargas se abren cuando firmas la licencia del kit: tú lo construyes, tú lo operas, tú respondes por él.
Cómo cargarlo. Nada que instalar.
- Claude: Settings › Capabilities › Skills › Upload skill. Elige el .zip.
- ChatGPT: abre un Project o un GPT personalizado y pega el .md en sus instrucciones.
- Gemini: crea un Gem nuevo y pega el .md en sus instrucciones.
- Luego úsalo: pega el correo o adjunta el PDF. Te regresa una tabla y borradores. Tú apruebas. Tú envías.
Antes de usarla por primera vez
Instalarla es la mitad del trabajo. La primera vez necesita esto de tus propios sistemas. Júntalo antes: uno o dos minutos cada cosa.
- Abre el correo.
- Haz clic dentro del mensaje. Ctrl+A y luego Ctrl+C (Cmd en Mac).
- Pégalo en el chat. Adjunta también lo que venga adjunto.
- Busca al cliente y ábrelo.
- Notices (o Documents) › el aviso.
- Descárgalo en PDF y adjúntalo.
- ¿En papel? Escanéalo a PDF con tu celular.
- Entra al sitio para agentes de la aseguradora o de la financiera.
- Abre el historial de pagos de la póliza.
- Descárgalo o toma una captura de pantalla. Adjúntalo.
Nada que conectar, ninguna contraseña que compartir: copias una cosa y descargas la otra. ¿No está en tu sistema? Bájalo del sitio de la aseguradora. Nunca de memoria.
Por sí sola, la skill lee lo que pegas y prepara el trabajo. ¿La quieres conectada a tu buzón, tu sistema de gestión y los portales de las aseguradoras? El kit de construcción le enseña a tu programador cada paso: base de datos, contraseñas, aprobaciones, despliegue. O deja que DouxProcess lo opere por ti.