पेमेंट। DouxProcess पर छोड़िए।
पेंडिंग कैंसलेशन और नॉन-पे नोटिस जिस दिन आपके इनबॉक्स में आते हैं, उसी दिन पकड़ लिए जाते हैं। हर अकाउंट पर आपका प्रोसीजर। इंडिपेंडेंट एजेंसियों के लिए प्रीमियम पेमेंट फ़ॉलो-अप।
नॉन-पेमेंट पर कैंसलेशन का नोटिस। डाक में पड़ा है। किसी ने देखा ही नहीं। किसी मंगलवार को पॉलिसी ख़त्म। पता तब चलता है, जब क्लेम आता है।
हर पेंडिंग कैंसलेशन जिस दिन आपके इनबॉक्स में आता है, उसी दिन पकड़ में आ जाता है। सही पॉलिसी से मैच। हर अकाउंट पर, आपके तरीक़े से। फ़ाइल पर। कैंसलेशन की तारीख़ पास आए, तो सबसे पहले आपको पता चलता है।
कैसे चलता है।
- हर पास्ट-ड्यू और कैंसलेशन नोटिस पकड़ता है।
- उसे सही क्लाइंट और सही पॉलिसी से मैच करता है।
- मंज़ूरी के बाद, आपके प्रोसीजर के हिसाब से, पेमेंट लिंक वाला कर्टसी नोटिस भेजता है।
- कन्फ़र्म करता है कि कैरियर के पास पेमेंट पोस्ट हो गया।
- कैंसलेशन की तारीख़ से पहले मामला आप तक एस्केलेट करता है। बाद में नहीं।
किन चीज़ों पर काम करता है।
यह क्यों ज़रूरी है।
ज़्यादातर लैप्स किसी का फ़ैसला नहीं होते। वे छूटे हुए नोटिस होते हैं। पेंडिंग कैंसलेशन डाक से आता है, या किसी कैरियर डाउनलोड में दबा रह जाता है। कोई नहीं देखता। पॉलिसी कैंसल हो जाती है। एजेंसी को पता चलता है क्लेम के वक़्त।
क्लाइंट भी गया, E&O एक्सपोज़र भी खड़ा हो गया। उस पेमेंट के चक्कर में, जो क्लाइंट करना ही चाहता था।
DouxProcess हर पास्ट-ड्यू और कैंसलेशन नोटिस उसी दिन पकड़ता है जिस दिन वह आपके इनबॉक्स में आता है, उसे क्लाइंट और पॉलिसी से मैच करता है, और आपके प्रोसीजर के हिसाब से पेमेंट लिंक के साथ कर्टसी नोटिस तैयार करता है। पेमेंट पोस्ट हुआ या नहीं, यह भी कन्फ़र्म करता है। तारीख़ पास आने लगे, तो सबसे पहले आपको पता चलता है।
कहाँ रुकता है।
- क्लाइंट को जाने वाला हर मैसेज पहले कोई इंसान अप्रूव करता है।
- किसी इंसान के अप्रूवल के बिना कभी कोई पेमेंट पोस्ट नहीं करता।
- ईमेल पर कभी कार्ड नंबर नहीं लेता। पेमेंट एक सिक्योर लिंक से होता है।
- हर रिमाइंडर और हर कन्फ़र्मेशन लॉग होता है। कोई पूछे, तो रिकॉर्ड आपके पास है।
सीधे जवाब।
इसे नोटिस कहाँ से मिलते हैं?
आपके इनबॉक्स से, कैरियर डाउनलोड से, और डाक से आए उन नोटिस से जिन्हें आप स्कैन करके डालते हैं। प्रीमियम फ़ाइनेंस कंपनियों के नोटिस भी।
क्लाइंट को रिमाइंडर कैसे भेजे जाते हैं?
ईमेल से, और जिस क्लाइंट ने टेक्स्ट के लिए हाँ कहा है उसे टेक्स्ट से भी, एक सिक्योर पेमेंट लिंक के साथ। मैसेज की वर्डिंग आपका प्रोसीजर तय करता है। कुछ भी बाहर जाने से पहले कोई इंसान अप्रूव करता है।
क्या यह एजेंसी-बिल इनवॉइस भी संभालता है?
हाँ। एजेंसी-बिल और डायरेक्ट-बिल, दोनों। एजेंसी-बिल पेमेंट इनवॉइस से मैच होते हैं, और पोस्ट तभी होते हैं जब कोई इंसान अप्रूव करे। प्रीमियम ट्रस्ट अकाउंट का पैसा अपने आप कभी कहीं नहीं जाता।
अगर पॉलिसी पहले ही कैंसल हो चुकी हो, तो?
यह उसे तुरंत फ़्लैग करता है और आपके लिए रीइंस्टेटमेंट की रिक्वेस्ट तैयार कर देता है, ताकि क्लाइंट के पेमेंट करते ही कन्फ़र्मेशन साथ जुड़ सके।
क्या इससे E&O में मदद मिलती है?
हर नोटिस, हर रिमाइंडर और हर कन्फ़र्मेशन टाइमस्टैम्प के साथ क्लाइंट के रिकॉर्ड में सेव होता है। कोई पूछे कि आपने क्या किया, तो आप दिखा सकते हैं।
रेसिपी ले जाइए।
यह वर्कफ़्लो जिन प्रोसीजर पर चलता है, वे सब एक फ़ाइल में लिखे हैं। इसे Claude, ChatGPT या Gemini में लोड कीजिए और आज ही अपने नोटिस पर चलाइए।
इंस्टॉल होते देखिए (अंग्रेज़ी में): Claude · ChatGPT · Gemini
डाउनलोड तभी अनलॉक होते हैं, जब आप किट लाइसेंस साइन कर देते हैं: बनाएँगे आप, चलाएँगे आप, जवाबदेही भी आपकी।
लोड कैसे करें। कुछ इंस्टॉल नहीं करना।
- Claude: Settings, Capabilities, Skills, Upload skill. .zip चुनिए।
- ChatGPT: एक Project या custom GPT बनाइए और .md उसके instructions में पेस्ट कीजिए।
- Gemini: नया Gem बनाइए और .md उसके instructions में पेस्ट कीजिए।
- फिर इस्तेमाल कीजिए: ईमेल पेस्ट कीजिए या PDF अटैच कीजिए। जवाब में टेबल और ड्राफ़्ट मिलेंगे। आप अप्रूव करते हैं। आप भेजते हैं।
पहली बार चलाने से पहले
इंस्टॉल करना आधा काम है। पहली बार चलाने के लिए आपके अपने सिस्टम से ये चीज़ें चाहिए। पहले इन्हें जुटा लीजिए: हर एक में एक-दो मिनट।
- ईमेल खोलिए।
- मैसेज के अंदर क्लिक कीजिए। Ctrl+A, फिर Ctrl+C (Mac पर Cmd)।
- चैट में पेस्ट कीजिए। साथ में अटैचमेंट हों तो वे भी अटैच कीजिए।
- क्लाइंट को सर्च करके खोलिए।
- Notices (या Documents) › नोटिस।
- PDF में डाउनलोड करके अटैच कीजिए।
- काग़ज़ पर आया है? फ़ोन से PDF में स्कैन कीजिए।
- कैरियर या फ़ाइनेंस कंपनी की एजेंट वेबसाइट पर साइन इन कीजिए।
- पॉलिसी की बिलिंग हिस्ट्री खोलिए।
- डाउनलोड कीजिए या स्क्रीनशॉट लीजिए। अटैच कीजिए।
कुछ जोड़ना नहीं, कोई पासवर्ड नहीं देना: एक चीज़ कॉपी कीजिए, दूसरी डाउनलोड। आपके सिस्टम में नहीं है? कैरियर की वेबसाइट से लीजिए। याद के भरोसे कभी नहीं।
बिना किसी इंटीग्रेशन के, यह बस वही पढ़ता है जो आप पेस्ट करते हैं, और काम का ड्राफ़्ट बना देता है। चाहते हैं कि यह आपके मेलबॉक्स, मैनेजमेंट सिस्टम और कैरियर पोर्टल से जुड़ जाए? बिल्डर किट में आपके प्रोग्रामर के लिए हर स्टेप समझाया गया है: डेटाबेस, पासवर्ड, अप्रूवल, डिप्लॉयमेंट। या फिर DouxProcess से ही यह काम करवा लीजिए।